Mail Merge Membuat Piagam

Mail Merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Contoh contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Nah inilah salah satu fungsi mail merge.
Meskipun pengertian mail merge telah disebutkan seperti diatas, namun sebenarnya fungsi mail merge tidak sebatas hanya untuk membuat surat undangan dan amplop namun bisa juga untuk membuat dokumen lain seperti laporan nilai rapor, membuat sertifikat siswa, membuat laporan gaji karyawan yang mana jumlah uangnya saja yang dilaporkan berbeda, namun daftar namanya tetap sama.
Pada Tutorial Kali ini Kita akan belajar membuat Sertifikat/Piagam Siswa. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1.    Buka Aplikasi Ms. Office Word 2007
2.    Buat Design Piagam 2 halaman, Halaman Pertama tampilan Halaman Depan Judul Piagam dan Halaman kedua tampilan Halaman Belakang Untuk Nilai Siswa. Disini kita akan membuat Piagam tentang Bidang Studi Pendidikan Agama Islam.
3.    Buat Halaman Depan Judul Piagam seperti gambar dibawah ini.

Untuk Logo bisa di Download / Save  Image As dari halaman Web SMA KORPRI BEKASI di http://www.smakorpri-bekasi.sch.id.
Keterangan :
•    Teks yang diberi dalam kurung seperti [Nama_Siswa], [NIS], [NISN] dan [No_Peserta] merupakan Field yang nanti akan diganti menjadi Mail Merge, dimana datanya akan di ambil dari File Excel.

4.    Selanjutnya kita buat halaman belakang Piagam yang berisikan Nilai Siswa dengan tampilan sebagai berikut :

Keterangan :
•    Sama seperti halaman Depan sebelumnya, untuk teks yang diberi dalam kurung seperti [Nama_Siswa], [NIS], [NISN], [No_Peserta], [Akhlak], [Aqidah], [Ibadah], [BacaQuran], [HapalanSurat], [Huruf_Akhlak], [Huruf_Aqidah], [Huruf_Ibadah], [Huruf_BacaQuran], dan [Huruf_HapalanSurat] merupakan Field yang nanti akan diganti menjadi MailMerge nanti, dimana datanya akan di ambil dari File Excel.
•    Setelah selesai membuat design template Piagam halaman depan dan belakang lalu kita Simpan hasil design Piagam ini pada drive Local Disc (D:)  dengan nama Folder Piagam D:Piagam, kemudian untuk nama Filenya disimpan dengan nama file: Piagam_Mailmerge_Word.docx

5.    Setelah membuat Design Piagam, selanjutnya kita Buka Aplikasi Ms. Office Excel 2007 dimana file Excel ini akan dijadikan sumber data untuk Mail Merge di Ms. Word 2007.

6.    Pada Program Excel, buat Tabel seperti dibawah ini :

Keterangan :
• Buat data Siswa sebagaimana gambar diatas, kecuali untuk kolom yang bertuliskan Huruf harus menuliskan rumus fungsi IF.
• Pada cell F2 ketik Rumus Fungsi IF yang berfungsi untuk mengklasifikasikan Huruf dari Nilai Angka pada halaman belakang Piagam, berikut adalah rumusnya :
=IF(E2>=85;"A";IF(E2>=75;"B";IF(E2>=65;"C";"D")))
• Copy rumus pada cell F2 ke bawah 4 baris kemudian copy juga cell F2 ke kolom H, J, L, dan N ke bawah 5 baris yang merupakan keterangan Huruf dari Angka. Sehingga secara otomatis jika pada kolom angka maka di samping kanannya yang bertuliskan Huruf akan muncul Nilai dalam Huruf.
• Setelah selesai membuat data siswa diatas, kemudian simpan file Excel ini ke Folder D:Piagam lalu simpan dengan nama file : Database_piagam_excel.xlsx

7.    Setelah membuat Membuat Database Siswa di Excel, kemudian tutup file Excel tersebut. Karena pada database excel yang aktif akan ditolak oleh di Ms. Word dalam sistem Mail Merge. Untuk itu Program Excel harus ditutup.

8.    Kembali ke Aplikasi Word pada tampilan design Piagam. Lalu pilih Menu Bar : MAILINGS dilanjutkan memilih tulisan SELECT RECIPIENTS dilanjutkan dengan memilih USE EXISTING LIST... seperti gambar dibawah ini :

 9.    Kemudian akan muncul jendela SELECT DATA SOURCE, langkah selanjutnya adalah mencari database file excel yang sudah dibuat sebelumnya yang disimpan pada Local Disc (D:) dengan nama folder Piagam dengan nama file Database_piagam_excel.xlsx jika sudah ditemukan lalu klik OPEN.

10.    Kemudian akan muncul jendela SELECT TABLE, lalu kita pilih SHEET1$ dilanjutkan dengan mengklik tombol OK

Setelah mengklik OK, maka Mail Merge telah Aktif pada Ms. Word.

11.    Setelah itu blok tulisan [Nama_Siswa] pada halaman depan Piagam kemudian pada menu bar MAILINGS pilih INSERT MERGE FIELD dilanjutkan dengan mengklik : Nama_Siswa. Tujuannya adalah untuk menggantikan [Nama_Siswa] menjadi <> dimana kurung tutup siku merupakan tanda untuk koneksi Mail Merge dengan database di Ms. Excell.

12.    Lakukan hal yang sama untuk semua tanda di dalam kurung tegak dengan langkah Point 11 diatas, sehingga semua dalam kurung tegak menjadi dalam kurung siku, antara lain :
HALAMAN DEPAN PIAGAM :
•    [NIS] menjadi < < NIS > >
•    [NISN] menjadi < < NISN > >
•    [No_Peserta] menjadi < < No_Peserta > >

HALAMAN BELAKANG NILAI SISWA :
•    [Nama_Siswa] menjadi < < Nama_Siswa > >
•    [NIS] menjadi < < NIS > >
•    [NISN] menjadi < < NISN > >
•    [No_Peserta] menjadi < < No_Peserta > >
•    [Akhlak] menjadi < < Angka_Akhlak > >
•    [Huruf_Akhlak] menjadi < <  Huruf_Akhlak > >
•    [Aqidah] menjadi < < Angka_aqidah > >
•    [Huruf_Aqidah] menjadi < < Huruf_aqidah > >
•    [Ibadah] menjadi < < Angka_Ibadah > >
•    [Huruf_Ibadah] menjadi < < Huruf_Angka_Ibadah > >
•    [BacaQuran] menjadi < < Angka_BacaQuran > >
•    [Huruf_BacaQuran] menjadi < < Huruf_BacaQuran > >
•    [HapalanSurat] menjadi < < Angka_HapalanSurat > >
•    [Huruf_HapalanSurat] menjadi < < Huruf_HapalanSurat > >

13.    Untuk merubah tulisan <> menjadi Nama Siswa yang sebenarnya pada tabel excel, kita pilih MAILINGS dilanjutkan memilih PREVIEW RESULTS dan hasilnya akan tampak seperti gambar dibawah ini :

14.    Jika kita ingin melihat Data Record/baris berikutnya pada Excel klik panah ke kiri atau kekanan pada menu bar MAILINGS seperti gambar dibawah :

15.    Kemudian jika kita ingin menampilkan seluruh Data Record menjadi 1 file tersendiri kita bisa memilih MAILINGS dilanjutkan FINISH & MERGE lalu pilih EDIT INDIVIDUAL DOCUMENTS, setelah itu muncul jendela MERGE TO NEW DOCUMENT lalu klik OK, seperti langkah pada gambar dibawah ini:

16.    Hasil akhirnya adalah seperti gambar dibawah ini, dan File siap untuk Di CETAK.

Untuk Melihat Video Tutorial Materi ini anda bisa klik Play dibawah ini :